Privacy op de werkvloer: Geen Privégegevens per E-mail (Echt, Doe Het Niet)
In de moderne werkomgeving is informatie overal. We delen documenten, notities en soms zelfs memes van katten die ons maandaggevoel perfect weergeven. Maar wat we niet zouden moeten delen via e-mail? Privégevoelige informatie. Waarom niet? Omdat e-mail net zo veilig is als een ansichtkaart: iedereen die het onderweg tegenkomt, kan meelezen.
Waarom e-mail geen goed idee is voor privé-informatie
E-mail is ontworpen voor communicatie, niet voor beveiliging. Hoewel veel bedrijven inmiddels encryptie en beveiligde verbindingen gebruiken, blijven er risico's:
Verkeerde ontvanger = groot probleem Hoe vaak heb je per ongeluk op ‘Allen beantwoorden’ gedrukt of een e-mail naar de verkeerde ‘Jan’ gestuurd? Als dat een grappige GIF is, prima. Als het iemands salarisstrook of medische gegevens zijn, niet zo prima.
E-mails leven langer dan je denkt Een e-mail verdwijnt niet zomaar in het digitale niets. Zelfs als je hem wist, kan hij nog steeds op servers, back-ups en archieven blijven rondspoken. Informatie kan jaren later alsnog opduiken op ongewenste plekken.
E-mail is een makkelijke prooi voor hackers Phishing-aanvallen, zwakke wachtwoorden en gehackte accounts maken e-mails een kwetsbaar kanaal. Denk je dat jouw inbox saai is? Cybercriminelen denken daar anders over – vooral als er gevoelige gegevens in staan.
Wat doe je dan wél?
Gebruik beveiligde systemen De meeste bedrijven hebben veilige documentendiensten of interne portals voor gevoelige informatie. Gebruik ze. Die zijn ervoor gemaakt.
Versleuteling is je vriend Als je echt gevoelige gegevens moet versturen, gebruik dan versleutelde berichten of beveiligde bestandsoverdracht. Informatie moet alleen toegankelijk zijn voor de juiste mensen.
Persoonlijk of telefonisch overleggen Sommige informatie is beter om direct te bespreken in een gesprek. Dat voorkomt misverstanden én het vermindert de kans dat gegevens ergens blijven rondslingeren.
Train jezelf en collega’s Vaak is onwetendheid de oorzaak van datalekken. Regelmatige bewustwordingstrainingen zorgen ervoor dat iedereen snapt hoe ze zorgvuldig met informatie omgaan.
Conclusie: e-mail is voor nieuwsbrieven, niet voor geheimen
Wil je je collega feliciteren met zijn verjaardag? Stuur een e-mail. Wil je hem een kopie van zijn arbeidscontract sturen? Doe. Het. Niet. Gebruik een beveiligd systeem en wees bewust van de risico’s.
En onthoud: de kans dat je baas liever een kat-meme ontvangt dan een datalek-melding is vrij groot.